Privacy.

Privacy statement

De Heemkundevereniging Landgraaf verwerkt persoonsgegevens. We willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging.

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

De Heemkundevereniging Landgraaf verwerkt de persoonsgegevens van haar eigen leden of mensen en organisaties waar wij een directe of indirecte relatie mee hebben.

·       Dit zijn de gegevens van onze leden c.q. mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van onze verenging of ooit een lidmaatschap hebben gehad.

·       Leden of fracties van de gemeenteraad en ambtenaren van de Landgraaf waar wij mee samenwerken en een subsidieverplichting mee hebben.

·       Organisaties waar wij mee verbonden zijn of een relatie hebben in het kader van genealogische onderzoek of onderzoek naar de streekgeschiedenis en die van Landgraaf in het bijzonder.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden verwerkt en bewaard door de penningmeester en/of de tweede penningmeester voor de ledenadministratie. Binnen de Heemkundevereniging heeft ook de voorzitter digitaal de beschikking over de gegevens. De eindredacteur van het Bulletin en Nieuwsflits heeft de beschikking over de emailadressen van leden en relaties voor het digitaal versturen van het verenigingsblad en andere berichten.

Waarvoor verwerkt de Heemkundevereniging Landgraaf persoonsgegevens?

Wanneer je lid wilt worden van onze heemkundevereniging, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je persoonsgegevens kunnen wij je op de juiste wijze inschrijven. De aanmelding moet schriftelijk gebeuren. Daarvoor moet je gebruik maken van het inschrijfformulier dat aan de balie wordt uitgereikt of het formulier dat je op deze website kunt downloaden. Wanneer je kiest voor automatische betaling dien je tevens een machtigingsformulier in te vullen en te ondertekenen. Op het inschrijfformulier staan tevens vragen over het al dan niet toegestuurd krijgen van digitale informatie en het toestaan van het maken en gebruik van beeldmateriaal.

De gegevens worden opgenomen in database en de inschrijfformulieren worden analoog bewaard in een gesloten archiefkast. De digitale gegevens zijn met een wachtwoordbeveiliging opgeslagen.

Wanneer je eenmaal een lid of relatie bent van onze vereniging dan willen we je ook zo goed mogelijk van dienst zijn. We gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld voor het onderhouden van contact, het sturen van het analoge of digitale verenigingsblad “Het Bulletin”, digitale nieuwsbrieven van onze eigen organisatie. Daarbij kunnen wij ook informeren over activiteiten van relaties die van belang of interessant zijn voor onze leden.

Beeldmateriaal gebruikt de Heemkundevereniging Landgraaf voor bewaring in het eigen archief, publicaties in het “Bulletin”, jaarboeken of andere publicaties, onze website en de Facebookpagina van de vereniging.

Bij alle activiteiten worden foto’s en/of video-opnames gemaakt. Alle bezoekers/deelnemers worden daar tijdens de activiteit op gewezen. Wanneer iemand achteraf bezwaar heeft tegen een plaatsing dan zullen wij die direct verwijderen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere bedrijven, organisaties of instellingen, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat.

In principe worden geen mailingen van andere heemkundige of historische organisaties aan onze leden gestuurd. Bij een dergelijk verzoek zal van geval tot geval bezien worden of en zo ja op welke wijze wij onze leden zullen informeren. Dat kan zijn via een melding op Facebook of een afdruk van het verzoek op de leestafel. Alleen wanneer de Heemkundevereniging Landgraaf zelf bij de activiteit van een andere organisatie is betrokken zoals bijvoorbeeld een regionale heemkundemarkt, een historische activiteit bij het project Herstel Slot Schaesberg, Via Belgica zal de vereniging haar leden via een eigen digitale nieuwsbrief informeren.

Verwerkt de Heemkundevereniging Landgraaf ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens wanneer wij dat moeten op basis van de wet. In alle andere gevallen niet.

Hoe gaat de Heemkundeverenging Landgraaf met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Naast de penningmeester als beheerder van gegevens en ledenadministratie, hebben de voorzitter (representatieve taken en het kunnen beantwoorden van persoonlijke of algemene vragen) en de eindredacteur van “Het Bulletin die tevens zorgt voor het toesturen van de digitale nieuwflits en het beweer heeft over onze mailbox, de beschikking over gegevens.  De digitale persoonsgegevens zijn opgenomen in een accesbestand en is wachtwoord beveiligd.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de vereniging

Het kan zijn dat leden onderling willen communiceren. De vereniging geeft geen emailadressen door zonder je toestemming. Leden kunnen deze gegevens uiteraard wel onderling uitwisselen zonder onze administratie daarmee te belasten.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen door de jaren heen, juist te kunnen genereren. Daarnaast is het mogelijk om oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of een bijzondere activiteit bij jubilea. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Heemkundevereniging Landgraaf gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens de Heemkundevereniging Landgraaf van mij verwerkt?

De vereniging gebruikt geen andere gegevens dan die, die je schriftelijk hebt aangereikt op je aanmeldformulier en de machtiging voor automatische incasso van de verschuldigde contributie.

De gegevens zijn niet online te raadplegen. Je kunt ze uiteraard wel persoonlijk inzien bij de penningmeester tijdens de openstelling van het documentatiecentrum op woensdagen en zaterdagen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Heemkundevereniging Landgraaf kun je terecht bij de penningmeester als beheerder van de gegevens. Bij afwezigheid kun je ook contact opnemen met de voorzitter.

Een bij de inschrijving gegeven toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal en/of het toesturen van digitale informatie kan te allen tijde worden ingetrokken.

Wijziging privacy beleid

De Heemkundevereniging Landgraaf behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig op onze website te raadplegen zodat je van wijzigingen op de hoogte bent. De Heemkundevereniging Landgraaf zal haar leden bij wijzigingen ook informeren via haar periodiek “Het Bulletin” of door middel van een nieuwsflits wanneer het verstrekken van informatie per direct noodzakelijk is.